نکات ضروری برای محافظت از اسپا
Karie L. Frost
تصور ما از فاجعه، معمولا آن چیزی است که در فیلم‌ها رخ می‌دهد: طوفان‌های خروشان یا آتش‌های سوزان. اما در واقعیت، فاجعه و بلا به‌صورت کوچک و بزرگ به‌وجود آمده و در صورت نداشتن نقشه پشتیبان، آثار منفی آن بر کسب و کار شما مشهود خواهد بود. حتی اگر یک یا چند وضعیت مزبور را شخصا تجربه نکرده باشید، بهتر است محض احتیاط خود را برای چنین موقعیت‌هایی آماده کنید.
بلایای طبیعی
زمین‌لرزه، طوفان، سیل و آتش‌سوزی محتمل است، در نتیجه آن‌ها خسارات مالی، ناآرامی و به احتمال زیاد خسارت جانی نیز به‌وقوع می‌پیوندد. متاسفانه، طبق آمار آژانس مدیریت وضع اضطراری فدرال امریکا بیش از 40 درصد کسب‌وکارها هرگز پس از وقوع یک حادثه جدی موفق به بازگشایی نشده‌اند. دو سال بعد، تنها 29درصد کسب‌وکارهایی که بازگشایی نموده‌اند، به کار خود ادامه داده‌اند. برای این‌که خیلی غرق در آمار و ارقام نشوید، حتما یک نقشه پشتیبانی برای روز مبادا داشته باشید. براساس آمار کمپین آماده‌باش وزارت امنیت ملی آمریکا، اولین چیز مورد نیاز ارزیابی ریسک به منظور شناسایی سناریوهای اضطراری محتمل است. این امر به شما امکان تبیین یک نقشه و آماده‌سازی کارکنان را می‌دهد (تمرین اطفاء حریق، رفتن به پناهگاه در مواقع طوفان، پناهگاه‌های در جا برای محافظت در برابر ابرهای شیمیایی)
داشتن جعبه کمک‌های اولیه و کپسول آتش‌نشانی قابل دسترسی و استفاده برای کارکنان ضروری است. همچنین، باید برای تخلیه کارکنان نیز نقشه‌ای داشت. اقداماتی ازجمله تعیین رهبر تخلیه کردن، انجام تمرین‌های دوره‌ای و در دسترس قرار دادن نقشه برای کلیه ساکنان ساختمان محل اسکان ضروری است. در صورتی که نیاز به راهنمایی در تنظیم یک نقشه تخلیه داشته باشید، اداره ایمنی و سلامت شغلی ایالات متحده در وب‌سایت خود ابزار مناسبی در دسترس کاربران قرار داده است. همچنین می‌توانید با مراجعه به آتش‌نشانی و پلیس محلی خود برای راهنمایی دقیق و آگاهی از سرعت واکنش آن‌ها به انواع حوادث و بلایا مطلع شوید.
حتما اطلاعات تماس اضطراری را به روزرسانی نمایید. اسامی، شماره تلفن و نشانی کلیه کارکنان و مشتریان باید در یک حافظه ابری ذخیره شوند که در هر شرایطی، قابل دسترسی است. وقتی Kingswood Nails & Spa در تگزاس، پیرو طوفان هاوری با سیل مواجه شد، وجود یک نقشه ارتباطی اضطراری به
مالک، آقای وینسنت نگوین، که در زمان وقوع حادثه خارج از ایالت بود، این امکان را داد تا با کمک افراد حاضر در محل حادثه و از دور خسارات را ارزیابی نماید. او می‌گوید که «وقتی ما برگشتیم، باید فورا سالن را تمیز می‌کردیم و هر چیزی که سالم مانده بود، برمی‌داشتیم تا بتوانیم با توزیع‌کنندگان محلی تماس گرفته و فرایند بازسازی سالن را شروع کنیم.»
برای مواجه با پس از حادثه نیز باید نقشه‌ای داشت. تدوین پروتکل‌های ارزیابی خسارات، بازیابی اشیاء، محافظت از املاک خسارت‌ندیده و تمیز کردن آن‌ها از گام‌های ضروری هستند. هر چند که آقای نگوین به دلیل نبودن سالن در موقعیت سیل‌خیز، آن را در برابر سیل بیمه نکرده بود، وی اکنون باور دارد که بررسی همه جوانب احتمالی با مشورت یک شرکت بیمه، برای آماده‌سازی خود در برابر بلایای طبیعی ضروری است. بدین صورت، وقتی حادثه ناگهانی رخ دهد، شما در وضعیت مناسب‌تری قرار خواهید داشت.
بیماری کارکنان
درخواست مرخصی استعلاجی یکی از اعضا در دقایق آخر روز کاری نیز، بهتر از آن است که بیماری را در محل کار پخش کند. چرا؟ چون که پرسنل مریض بازدهی کمتری داشته، به نکات ایمنی کمتر توجه نموده
و کار مفید ارایه نمی‌دهد. مطابق نظر CCH[1]، یکی از نهادهای ارایه‌دهنده خدمات منابع طبیعی و حقوق کار، این اقدامات در مجموع خسارات جدی به کسب‌وکار شما وارد می‌کند. برای نهی فرهنگ «حاضر بودن» (وقتی که یک شخص با وجود مریضی سر کار حاضر می‌شود)، باید پروتکلی در تشویق خانه ماندن در مواقع بیماری تنظیم نموده و کارکنان را نسبت به مزایای آن برای کسب‌وکار آگاه نمود. البته مهم است که شما، به‌عنوان رییس گروه الگوی عملی خوبی برای سایرین باشید.
وقتی که یکی از اعضای تیم مریض است، اتخاذ اقدامات بازبینی در برنامه مشتریان نیز خیلی تاثیرگذار خواهد بود. این اقدامات شامل اطلاع‌رسانی حضوری و آنلاین در حین فرایند نوبت‌گیری می‌گردد. به قول سومر آدامز، مالک La Bella Salon در گلستون‌بری، در ایالت کانتیکت «پرسنل من به محض ابتلا به بیماری، مرا مطلع می‌کنند تا وقت لازم برای تماس با مشتریان را داشته باشیم. ما به مشتری امکان گرفتن نوبت مراجعه با شخصی دیگر یا زمانی دیگر را داده‌ایم.»
با این اوصاف، وقتی مریضی در ثانیه آخر رخ می‌دهد (مثل ترکیدن آپاندیس یکی از کارکنان آدامز)، شاید امکان اطلاع‌رسانی سریع به مشتری وجود نداشته باشد. در چنین مواردی، نقشه آدامز، همراهی حداکثر
با مشتریان است. آن‌ها در زمان موجود، هرگونه خدماتی که در دسترس بوده و رضایت مشتری را به‌دست می‌آورد، ارایه می‌دهند.
آسیب دیدن مشتری
افتادن از ارتفاع، واکنش آلرژیک، بریدگی و دیگر حوادث، معمولا قابل پیشگیری است، اما در صورت وقوع، باید پیشدستی کنید. اولا، از داشتن بیمه مسوولیت اطمینان حاصل کنید این بیمه، مخصوصا برای پیمانکاران و صاحبان کسب‌وکار خصوصی که تمایل چندانی به تهیه آن ندارید، قیمت چندانی نداشته و ضروری است. این بیمه از شما در برابر هرگونه حادثه‌ای محافظت می‌کند.
از مشتریان جدید خود اطلاعات تماس اضطراری را درخواست نموده و در کارت سابقه سلامت، هرگونه حساسیت یا بیماری خاص که در اثر خدمات سالن تشدید می‌شود را درج کنید. مجددا، مطمئن شوید که کارکنان از جای کپسول آتش‌نشانی مطلع بوده و با نحوه استفاده از آن نیز آشنا هستند. همچنین آن‌ها باید در صورت نبود مالک یا مدیر سالن، به اطلاعات ضروری مشتریان دسترسی داشته باشند.
کمپین آماده‌باش داشتن حداقل یک کارمند با مهارت CPR (تنفس دهان به دهان؛ معمولا مدیر) را در صورت وقوع حوادث مهلک توصیه می‌کند. همچنین، هرچند اووردوز مسکن چندان محتمل به نظر نمی‌رسد، اما جوآن سوربلو، مالک سالن Stone Ridge در Stone Ridge ایالت نیویورک، می‌گوید که در
حال حاضر به دنبال آموزش استفاده از نارکان (داروی ضدمسکن) است. او در ادامه بیان داشت که «پیرو حادثه اخیر، من به این فکر افتادم که صاحبان کسب‌وکارهای حرفه‌ای باید برای مواجه با شرایط اضطراری، آموزش‌های لازم را دیده باشند.»
از کار افتادن تجهیزات
سالن‌ها و حمام‌های طبیعی نیاز به ابزار متعددی دارند و در صورت قطعی برق، همه چیز از کار خواهد افتاد. در چنین مواقعی، بهتر است که از تجهیزات بی‌سیم شارژی استفاده نموده و همچنین با مشتریان توسط تلفن همراه تماس گرفته و مجددا نوبت بدهید. در صورت ترکیدگی لوله‌ها، سوربلو معتقد است که اگر آب را در جای خود قطع کنیم، می‌توان خسارات را به حداقل کاهش داد. دیگر اقدامات شامل تضمین آگاهی کارکنان از نحوه صحیح تخلیه مشتریان و سر نخوردن آن‌ها و در عین حال از برق درآوردن کلیه تجهیزات برقی می‌شود. همچنین، ارتباط با لوله‌کش و برقکار حرفه‌ای نیز ضروری است، زیرا نمی‌دانید چه زمانی به آن‌ها نیاز خواهید داشت.
در مواقع از کار افتادن نرم‌افزارها نیز باید یک برنامه بازیابی اطلاعات در اختیار داشته باشید. از فروشنده نرم‌افزارهای خود درباره وجود یک وب‌سایت بازیابی اضطراری اطلاعات، در مواقع قطعی ناگهانی برق که قادر به ذخیره خودکار اطلاعات تا زمان بازیابی آن پرس‌وجو نمایید. آدامز از نرم‌افزار وب‌پایه SalonTarget
استفاده می‌کند. این برنامه به کلیه کارکنان امکان دریافت برنامه کاری بر روی گوشی هوشمند خود را می‌دهد. مالکان و منشیان در هر زمان از طریق گوشی خود به تمام سامانه دسترسی دارند. ضمنا ما در محل خود به یک کامپیوتر اصلی و سه iPad نیز مجهز هستیم. علاوه بر این، ما حسب احتیاط، به‌صورت ماهانه برنامه خود را بر روی کاغذ چاپ می‌کنیم. همچنین، سامانه‌های پرداختی دارای حالت آفلاین، مثل سیستم Square وجود دارند که به صورت خودکار پرداخت‌ها را زمان‌بندی و به محض دسترسی به اینترنت انجام می‌دهند.
اما یکی از مهم‌ترین تدابیر احتیاطی، گرفتن نسخه پشتیبانی از اطلاعات به‌صورت روزانه، چه در قالب حافظه ابری یا داخل یک حافظه بیرونی است. سوربلو می‌گوید «من یک نسخه پشتیبانی دارم که هر دو ساعت، در یک هارد دیسک خارجی بارگذاری می‌شود. همچنین، در صورت از کار افتادن کامپیوتر اصلی، یک لپ‌تاپ اضافی تهیه نموده‌ام که نرم‌افزار برنامه‌ریزی مشتریان بر روی آن نصب شده است. کامپیوتر ممکن است ناگهان از کار بیافتد، این یک امر بدیهی است.»
